Hace unos días leía un artículo en National Geographic que hablaba de «la fatiga de Zoom» y de cómo pasa factura al cerebro. Confieso que me llamó la atención, entre otras razones, porque pienso que las vídeo conferencias son el mejor invento para los autónomos y empresas desde que alguien decidió ponerle un palo a un caramelo.
Andaba yo tan feliz desde el confinamiento porque muchos de mis clientes habían descubierto que me podían decir lo mismo a través de una vídeo llamada, sin tener que desplazarme ni perder el tiempo en reuniones que no llevaban a ningún lado. Descubrí también que las reuniones de proyectos pueden hacerse en chándal de cintura para abajo y que los webinar adquirían otra dimensión pudiendo ver la pantalla compartida de mis alumnos.
Es cierto que me paso gran parte del día de vídeo reunión en vídeo reunión, pero ahí ya toca formar a parientes y amigos acerca de cuándo es necesaria una reunión (presencial o virtual) y cuándo no. Ese fallo ya lo traíamos antes de serie 😉
Así que imaginen mi sorpresa cuando leo que tanta vídeo cosa produce fatiga. Y más sorpresa cuando veo las razones. No me quedó otra que reflexionar y admitir que sí, que al final de algunos días, me notaba más cansada de lo normal y que bien podía ser a cuenta de las vídeo reuniones.
Pero como no estoy dispuesta a renunciar a este invento y volver a estar como la turronera, de fiesta en fiesta, he querido recopilar algunas buenas prácticas para hacer las vídeo reuniones más llevaderas, a ver si así conseguimos extender el fenómeno, pero bien.
- ¿Es realmente necesaria? Antes de poner una vídeo reunión, plantéate si realmente es necesaria. Muchas veces nos empeñamos en reunirnos con alguien cuando podríamos haber dicho lo mismo a través de un correo o de un mensaje en Telegram (o Whatsapp, si te empeñas).
- Una al día, da alegría. Si tienes exceso de vídeo llamadas, intenta reducir el número de encuentros. Como mucho, una al día. Intenta convencer a tus jefes, a tus clientes y a tus compañeros de trabajo de que no hace falta verse tanto.
- Pocos y bien avenidos. Si no te queda otra que hacer una vídeo reunión, intenta que sean pocos los asistentes. Cuando nos empeñamos en que asistan todos los empleados de la empresa, el encuentro se nos puede ir de madre y acabar en rebumbio. Es mejor que asistan solo aquellas personas que tienen que asistir y que aportarán algo a la reunión.
- Cuándo empieza y cuándo acaba. Esas reuniones que se vuelven interminables no ayudan a nadie. Podemos decir, casi sin temor a equivocarnos, que son de lo más improductivas. Así que, cuando pongas una vídeo reunión o te la pongan a ti, establece la hora de inicio y la hora de fin. Un bonus track: más de media hora de vídeo reunión es una exageración.
- Un orden del día. Para conseguir restringir la vídeo reunión al tiempo establecido, ayuda mucho contar con un orden del día. Saber de qué se va a hablar y saberlo con tiempo para poder preparar los temas y así concretar, es una práctica muy interesante para para este tipo de encuentros.
- Moderando, que es gerundio. Toda reunión de trabajo que se precie debe tener un moderador y en el mundo online no íbamos a ser menos. Alguien tiene que dar paso, establecer el tema y cortar por lo sano cuando nos pasamos de frenada. El moderador o moderadora tiene ese papel y es fundamental en las vídeo reuniones.
- Desconecta la cámara. Parece banal, pero parece ser que el hecho de que nos estén observando a través de la webcam nos genera ansiedad. Así que, si notas que es tu caso, excúsate con el resto de los asistentes y desconecta tu cámara. Eso sí, ten en cuenta que el resto de los asistentes también pueden desconectar la suya. Pasaría a ser entonces una conversación de audio.
No voy a recordar las normas básicas de toda conversación en este artículo, porque parto de la base de que ya las sabes. Pero son de obligado cumplimiento también en el mundo online.
Así que estas han sido mis recomendaciones para esto de las vídeo reuniones. Si tienes alguna recomendación más, estaré encantada de leerla en tus comentarios. Pero sobre todo, no te empeñes en tener una reunión si no hace falta.
Nota: Una variación de este artículo ha sido publicada en el blog de NemeSys 2.0. Las imágenes utilizadas en el artículo son de Freepik, abonando la licencia correspondiente.
